Kaedah 5: EISENHOWER MATRIX

Assalamualaikum Semua

Selawat dan Salam buat Nabi Muhammad, yang membacakan ayat-ayat Allah, mengajarkan kitab al-Quran serta hikmah untuk orang-orang beriman.

Untuk kaedah keemapat, saya kongsikan kaedah EISENHOWER MATRIX. Secara amnya kaedah ini adalah penyelesaian (solution) yang membantu dalam pengurusan masa dan tugasan. Ia membantu dalam penyusunan prioriti tugasan, meminimakan tekanan dan meningkatkan produktiviti.

EISENHOWER MATRIX mengambil sempena nama Presiden Amerika Syarikat ke-34 iaitu Dwight D. Eisenhower (berkhidmat 1953-1961). Beliau berkhidmat sebagai jeneral sewaktu Perang Dunia Kedua dan pernah menjadi Komander Utama tentera NATO. Sewaktu itu beliau sentiasa perlu membuat keputusan yangs sukar yang memerlukan beliau fokus dan menyusun tugasan mengikut prioriti tertentu.

Kata-kata masyhur beliau – “Apa yang penting, jarang segera, dan apa yang segera, jarang penting” (What is important is seldom urgent and what is urgent
is seldom important.) Cara dan pemikiran beliau menghasilkan Prinsip Eisenhower yang membantu orang lain untuk menyusun prioriti tugasan berdasarkan keutamaan dan kepentingan sesuatu perkara.

  

  

Rajah 1: Kaedah EISENHOWER MATRIX

Rajah 1 menunjukkan kaedah EISENHOWER MATRIX yang menunjukkan empat (4) ruang kuadran iaitu:

1. KUADRAN 1; “Segera & Penting” (Urgent & Important) – Laksanakan segera sendiri.
2. KUADRAN 2; “Segera & Tidak Penting” (Urgent & Not Important) – Delegasi pada orang lain.
3. KUADRAN 3; “Penting & Tidak Segera” (Important & Not Urgent) – Putuskan bila masa mahu dilaksanakan.
4. KUADRAN 4; “Tidak Penting & Tidak Segera” (Not Important & Not Urgent) – Buat kemudian.

Kaedah EISENHOWER MATRIX amat membantu seseorang ketua atau pengurus untuk memutuskan penyusunan tugasan beliau setiap hari; penyediaan jadual atau diari harian serta lis tugasan (to do list) atau senarai semak. Banyak tugasan yang perlu dilakukan, maka yang perlu didahulu, didahulukan, dan yang kemudian, dikemudiankan.

Misalnya seorang ketua ada lis tugasan perkara dan beliau mengkategorikan lis tersebut berdasarkan kaedah EISENHOWER MATRIX, maka hasilnya seperti berikut:

1. Kematian seorang sahabat baik dan rakan penting; status – segera & penting; tindakan – perlu segera menziarahi jenazahnya
2. Mesyuarat persiapan program lagi dua hari berlangsung; status – segera & tidak penting; tindakan – minta timbalan mempengerusi mesyuarat tersebut.
3. Penyediaan bajet tahunan organisasi; status – penting & tidak segera; tindakan – meletakkan jadual untuk dibincangkan dalam mesyuarat minggu depan.
4. Mengukur dan menempah baju kot baharu; status – tidak penting & tidak segera; tindakan – minta pembantu mengingatkan nanti untuk diputuskan bila boleh dilakukan.

Begitu juga sesuatu tindakan strategik yang ditentukan untuk manfaat organisasi, ia perlu diputuskan bilakah masa (timing) terbaik untuk melaksanakannya. Dengan menggunakan kaedah EISENHOWER MATRIX ia dijangka dapat membantu.

Wallahu A’lam, Wassalam.